Serwis kserokopiarek w firmie – jak wybrać serwis i co powinien obejmować?

Z tego artykułu dowiesz się:

• co powinien obejmować serwis kserokopiarek i czym różni się od doraźnej naprawy,
• dlaczego autoryzacja producenta ma znaczenie przy sprzęcie biurowym,
• jak czytać zapisy o czasie reakcji i urządzeniu zastępczym,
• czym różni się umowa serwisowa od rozliczenia za pojedyncze zgłoszenia,
• jakie pytania zadać firmie serwisowej przed podpisaniem umowy,
• jak wygląda obsługa firm z Wisły i okolic.

W wielu biurach kserokopiarka jest urządzeniem, o którym myśli się dopiero wtedy, gdy przestaje działać. Dopóki drukuje i skanuje, nikt nie zastanawia się, kto ją serwisuje i na jakich warunkach. Problem pojawia się w momencie, w którym trzeba szybko znaleźć kogoś, kto zna ten model, ma części i przyjedzie tego samego dnia.

Wybór firmy serwisowej warto więc potraktować tak samo poważnie jak wybór samego urządzenia. Poniżej opisujemy, co powinien obejmować serwis kserokopiarek w firmie, na jakie zapisy w umowie zwrócić uwagę i o co zapytać, zanim podpiszesz dokumenty.

Serwis kserokopiarek to coś więcej niż naprawa po awarii

Pierwsze nieporozumienie dotyczy samego zakresu. Serwis kserokopiarek bywa rozumiany jako przyjazd technika wtedy, gdy urządzenie się zatrzyma. Tak rozumiana obsługa jest najdroższa, bo każda usterka oznacza przestój i pracę w trybie awaryjnym.

Pełna obsługa techniczna obejmuje znacznie więcej: okresowe przeglądy, czyszczenie torów papieru i optyki, kontrolę zużycia podzespołów, wymianę elementów eksploatacyjnych o określonej żywotności, aktualizacje oprogramowania urządzenia oraz konfigurację druku i skanowania w sieci firmowej. Dochodzi do tego odczyt liczników i doradztwo przy zamawianiu materiałów.

Dobry serwis działa więc wyprzedzająco. Zużyte rolki pobierające czy zabrudzony zespół utrwalający wymienia się zanim doprowadzą do poważniejszej usterki. O tym, jak regularne przeglądy przekładają się na koszty, pisaliśmy szerzej w osobnym artykule.

Autoryzacja producenta – co realnie daje firmie

Autoryzowany serwis to nie tylko naklejka na stronie. Oznacza dostęp do oryginalnych części, dokumentacji technicznej, oprogramowania diagnostycznego i szkoleń dla techników. W praktyce przekłada się to na krótszą diagnostykę, bo serwisant nie zgaduje, tylko odczytuje kody błędów z dokumentacji producenta.

Ma to znaczenie również formalne. Naprawa wykonana poza autoryzowanym serwisem albo z użyciem zamienników potrafi zakończyć się utratą gwarancji na urządzenie. Przy droższych maszynach biurowych to realne ryzyko finansowe.

Kserograf jest autoryzowanym partnerem Ricoh, a doświadczenie z tą marką opisaliśmy w tekście o tym, dlaczego autoryzowany serwis Ricoh jest bezpieczniejszy dla firmy. Serwisujemy jednak także sprzęt innych popularnych producentów.

Czas reakcji, czyli zapis, który decyduje o wszystkim

To pytanie zadaje się najrzadziej, a w codziennej pracy ma największe znaczenie. Warto ustalić, w jakim czasie serwis podejmie zgłoszenie i w jakim czasie technik pojawi się na miejscu. Różnica między reakcją w ciągu kilku godzin a terminem liczonym w dniach roboczych jest ogromna, jeśli w firmie wystawia się dokumenty sprzedaży albo przygotowuje dokumentację przetargową.

Dopytaj też, co dokładnie oznacza deklarowany czas. Czasem jest to termin kontaktu telefonicznego, a nie przyjazdu. Dobrze, gdy umowa rozróżnia zgłoszenia zwykłe i awarie blokujące pracę urządzenia, i gdy dla tych drugich przewidziano krótszy termin.

Znaczenie ma również to, gdzie fizycznie znajduje się technik. Serwis, który obsługuje dany teren na miejscu, dojeżdża szybciej niż firma wysyłająca pracownika z drugiego końca województwa.

Urządzenie zastępcze i ciągłość pracy biura

Część usterek da się usunąć na miejscu w godzinę. Zdarzają się jednak naprawy wymagające sprowadzenia podzespołu albo zabrania urządzenia do warsztatu. Wtedy liczy się jedno: czy firma zostaje bez możliwości drukowania i skanowania.

Dlatego w rozmowie z serwisem warto zapytać wprost o urządzenie zastępcze: czy jest dostępne, na jakich zasadach i czy jego podstawienie jest płatne. W firmach, które nie mogą sobie pozwolić na przerwę, bywa to argument ważniejszy niż stawka godzinowa.

Alternatywą jest dzierżawa urządzenia, w której obsługa techniczna i reakcja na awarię są wliczone w miesięczną opłatę, a kwestia sprzętu zastępczego leży po stronie dostawcy.

Oryginalne części i materiały eksploatacyjne

Tonery i części zamienne to miejsce, w którym najłatwiej oszczędzić i najłatwiej stracić. Tańszy zamiennik potrafi dać gorszą jakość wydruku, szybciej zabrudzić wnętrze urządzenia albo doprowadzić do uszkodzenia bębna. Koszt takiej naprawy zwykle przewyższa to, co udało się zaoszczędzić na kilku opakowaniach.

Zapytaj więc, jakich materiałów używa serwis i czy można je zamawiać razem z obsługą techniczną. Przy większej liczbie urządzeń wygodniej jest mieć jednego dostawcę tonerów i materiałów eksploatacyjnych zamiast kilku źródeł i kilku faktur.

Warto też poprosić o informację, które podzespoły mają określoną żywotność i kiedy przewidywana jest ich wymiana. Dzięki temu wydatki są rozłożone w czasie, a nie pojawiają się nagle.

Umowa serwisowa czy płatność za pojedyncze zgłoszenia?

Obsługa na zgłoszenie sprawdza się tam, gdzie urządzenie pracuje mało i awarie zdarzają się rzadko. Płacisz wtedy wyłącznie za konkretną wizytę, ale nie masz gwarancji terminu ani stałej stawki.

Umowa serwisowa działa inaczej. Firma zna swoje miesięczne koszty, ma zapewniony priorytet zgłoszeń i ustalone warunki wymiany części. Przy kilku urządzeniach albo przy dużym wolumenie wydruków taki model zwykle wychodzi taniej niż rozliczanie każdej awarii osobno.

Zanim podejmiesz decyzję, warto sprawdzić, jak często w ostatnim roku wzywano serwis i co było przyczyną. Zestawienie najczęstszych awarii drukarek i kopiarek pomaga ocenić, czy problemy wynikały ze zużycia sprzętu, czy ze sposobu jego eksploatacji.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy

Zanim wybierzesz firmę, poproś o konkretne odpowiedzi na kilka pytań. Dobry serwis odpowie na nie bez wahania, a rozbieżności między ofertami zwykle wychodzą właśnie w tym miejscu.

• Czy serwisujecie mój model i czy macie do niego części?
• W jakim czasie technik dojedzie przy awarii blokującej pracę urządzenia?
• Co dokładnie obejmuje przegląd okresowy i jak często się odbywa?
• Czy w razie dłuższej naprawy dostanę urządzenie zastępcze?
• Czy używacie oryginalnych części i materiałów eksploatacyjnych?
• Jak rozliczacie dojazd, robociznę i wymienione podzespoły?

Naprawa kserokopiarek w Wiśle i okolicach

Firmy, pensjonaty, biura rachunkowe i placówki oświatowe z tego rejonu obsługujemy na miejscu, bez odsyłania sprzętu do odległego punktu serwisowego. Zgłoszenie można złożyć telefonicznie lub mailowo, a termin wizyty ustalamy tak, aby nie kolidował z pracą biura.

Szczegóły oferty dla tego terenu, razem z zakresem obsługi i danymi kontaktowymi, zebraliśmy na stronie naprawa kserokopiarek Wisła. Pełny zakres prac technicznych opisuje natomiast nasza oferta serwisu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Serwis kserokopiarek – podsumowanie

Wybierając serwis kserokopiarek, warto patrzeć nie na samą stawkę za godzinę, lecz na to, co firma faktycznie bierze na siebie: przeglądy, dostęp do części, czas reakcji, sprzęt zastępczy i jakość materiałów eksploatacyjnych. To te elementy decydują o tym, ile razy w roku biuro stanie i ile będzie kosztowało przywrócenie urządzenia do pracy.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taka obsługa wyglądałaby w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Przyjrzymy się urządzeniom, które macie, i zaproponujemy zakres obsługi dopasowany do liczby wydruków i trybu pracy biura.

Serwis kserokopiarek – najczęściej zadawane pytania

Co powinien obejmować serwis kserokopiarek w firmie?

Poza usuwaniem awarii przede wszystkim przeglądy okresowe, czyszczenie mechanizmów, kontrolę i wymianę zużywających się podzespołów, odczyt liczników oraz konfigurację druku i skanowania w sieci. Dobrze, gdy serwis zajmuje się też dostawą materiałów eksploatacyjnych, bo wtedy całość obsługi prowadzi jedna firma.

Jak często trzeba wykonywać przegląd kserokopiarki?

Najczęściej raz lub dwa razy w roku, ale kluczowa jest liczba wykonanych kopii, a nie sam kalendarz. Urządzenie pracujące w kancelarii czy biurze rachunkowym wymaga częstszych przeglądów niż to samo urządzenie w kilkuosobowym biurze. Producenci podają zalecane interwały w dokumentacji technicznej.

Czy serwis kserokopiarek obejmuje też naprawy drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych?

Tak, w praktyce to ta sama obsługa. Urządzenia wielofunkcyjne łączą funkcje kopiarki, drukarki i skanera, więc diagnostyka i wymiana podzespołów przebiegają podobnie. Warto tylko upewnić się, że serwis obsługuje konkretne modele używane w firmie.

Ile kosztuje serwis kserokopiarek?

Zależy od modelu, zakresu obsługi i formy rozliczenia. Przy pojedynczych zgłoszeniach płaci się za dojazd, robociznę i wymienione części, przy umowie serwisowej obowiązuje stała opłata obejmująca ustalony zakres prac. Wycenę przygotowujemy po sprawdzeniu, jakie urządzenia pracują w firmie i jak intensywnie są wykorzystywane.

Czy warto podpisać umowę serwisową przy jednym urządzeniu?

Jeśli to jedyne urządzenie w firmie i jego przestój zatrzymuje pracę, umowa zwykle się opłaca, bo daje pierwszeństwo w kolejce zgłoszeń i przewidywalny koszt. Przy sprzęcie używanym sporadycznie wystarczy zwykle przegląd okresowy i obsługa na zgłoszenie.